Luật Doanh nghiệp 2014 không quy định cách xác định thẩm quyền đại diện trong trường hợp này và dành quyền tự định đoạt cho doanh nghiệp trong Điều lệ. Vì vậy, trong trường hợp doanh nghiệp giao dịch
Điểm mới đáng chú ý của Luật Doanh nghiệp 2014 là cho phép công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần có thể có nhiều người đại diện theo pháp luật (Khoản 2 Điều 13). Điều này hoàn toàn phù hợp với quy định của Bộ luật Dân sự 2015 khi cho phép pháp nhân có nhiều đại diện theo pháp luật (Khoản 2 Điều 137). Tuy nhiên, Luật Doanh nghiệp 2014 không quy định cách xác định thẩm quyền đại diện trong trường hợp này và dành quyền tự định đoạt cho doanh nghiệp trong Điều lệ. Vì vậy, trong trường hợp doanh nghiệp giao dịch với đối tác áp dụng chế độ đa đại diện, doanh nghiệp có thể đối diện với vấn đề sau:
1. Không có cơ chế hoặc cơ sở để xác định Điều lệ của đối tác cung cấp là mới hoặc/ và cập nhật nhất. Theo quy định về đăng ký doanh nghiệp, khi thay đổi người đại diện theo pháp luật thì doanh nghiệp phải thực hiện đăng ký với cơ quan quản lý đăng ký doanh nghiệp nhưng không yêu cầu phải công bố nội dung và phạm vi đại diện của người đại diện theo pháp luật. Do đó, khi xảy ra tranh chấp, nguy cơ đối tác sửa đổi, bổ sung Điều lệ nhằm thay đổi phạm vi đại diện của người đại diện dẫn đến vô hiệu giao dịch là khả năng cao có thể xảy ra.
2. Nếu Điều lệ Công ty chỉ định nhiều đại diện nhưng không quy định phạm vi đại diện cụ thể và quyền, nghĩa vụ của người đại diện thì xác định như thế nào nếu đã trót giao kết hợp đồng với đối tác này? Để giải bài toán này, Bộ luật Dân sự 2015 (có hiệu lực từ 01/01/2017) tại Khoản 2 Điều 141 khẳng định: “Trường hợp không xác định được cụ thể phạm vi đại diện theo quy định tại khoản 1 Điều này thì người đại diện theo pháp luật có quyền xác lập, thực hiện mọi giao dịch dân sự vì lợi ích của người được đại diện, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác”. Đây cũng là một điểm mới của Bộ luật Dân sự 2015 so với Bộ luật Dân sự 2005. Như vậy, giao dịch trong trường hợp này đương nhiên được hiểu là giao kết phù hợp với phạm vi đại diện. Tuy nhiên, ngay cả khi được bảo vệ bởi quy định này, giao dịch vẫn có nguy cơ bị vô hiệu nếu người được đại diện cho rằng người đại diện đã thực hiện giao dịch dân sự vì không lợi ích của người được đại diện. Hơn nữa, trong thời gian Bộ luật Dân sự 2015 chưa có hiệu lực, các giao dịch giao kết trong trường hợp này sẽ được xử lý ra sao thì pháp luật hiện không quy định.
3. Một trường hợp khác, nếu Điều lệ Công ty chỉ định nhiều đại diện và cho phép Hội đồng Thành viên/ Hội đồng Quản trị Công ty quyết định phạm vi đại diện, quyền và nghĩa vụ của các người đại diện theo pháp luật trong thì có hợp pháp không và có được sử dụng để làm căn cứ xác định thẩm quyền đại diện không? Pháp luật hiện cũng không quy định về vấn đề này. Nếu theo suy luận từ Luật Doanh nghiệp 2014 và Bộ Luật Dân sự 2015, người đại diện theo pháp luật là người nhân danh công ty/ pháp nhân thực hiện quyền, nghĩa vụ của công ty/ pháp nhân, tức là đại diện cho ý chí chung của chủ sở hữu. Vì vậy, chủ sở hữu công ty mới là người quyết định phân bổ quyền hạn của mình ra sao, như thế nào. Theo suy luận này, văn bản của Hội đồng Quản trị/ Hội đồng Thành viên Công ty sẽ khó được coi là cơ sở pháp lý để xác định phạm vi đại diện.
Như vậy, các văn bản hiện nay và trong thời gian tới khi Bộ luật Dân sự 2015 có hiệu lực vẫn chưa giải quyết triệt để một cách rõ ràng vấn đề bảo vệ người thứ ba trong các giao dịch do một trong số những người đại diện theo pháp luật này xác lập hợp đồng vượt quá phạm vi đại diện của mình. Để giảm thiểu rủi ro, các doanh nghiệp có thể thực hiện một số biện pháp sau:
- Phải kiểm tra điều lệ của công ty đối tác: gửi văn bản yêu cầu đối tác cung cấp Điều lệ và cam kết Điều lệ đã cung cấp là mới, cập nhật nhất. Có thể đối chiếu với Điều lệ và hồ sơ pháp lý của công ty tại Cơ quan đăng ký kinh doanh. Hiện nay, Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia cung cấp dịch vụ cung cấp thông tin về doanh nghiệp có kèm theo hồ sơ pháp lý cập nhật nhất tại cơ quan đăng ký kinh doanh nên doanh nghiệp có thể sử dụng để kiểm tra chéo.- Trường hợp Điều lệ này không quy định về việc phân chia thẩm quyền giữa những người đại diện theo pháp luật thì trước khi giao kết hợp đồng với đối tác, có thể làm văn bản thông báo tới doanh nghiệp và các người đại diện theo pháp luật còn lại của công ty được biết về giao dịch.
Việc áp dụng chế độ đa đại diện trong công ty là một xu hướng tất yếu và nó giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn trong điều hành hoạt động. Vì thế, các doanh nghiệp phải hết sức cẩn trọng khi giao dịch và chủ động tìm phương án để bảo vệ chính mình trước những rủi ro pháp lý có thể xảy ra do giao dịch do người không đủ thẩm quyền giao kết.