NHỮNG CẢI CÁCH CỦA VIỆT NAM TRONG THỦ TỤC HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ: GIA NHẬP CÔNG ƯỚC APOSTILLE VÀ SỐ HÓA QUY TRÌNH

loanlelawlinkvn
12 giờ trước
6 phút đọc

1. Bối cảnh hiện nay

Trong nhiều năm, để giấy tờ, tài liệu nước ngoài được công nhận và sử dụng hợp pháp tại Việt Nam, cá nhân và nhà đầu tư nước ngoài phải thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự – một quy trình nhiều bước, xử lý bởi nhiều cơ quan và thường có thời gian xử lý kéo dài. Đây là quy trình nhiều bước, có thể kéo dài thời gian và làm tăng chi phí chuẩn bị hồ sơ cho doanh nghiệp và nhà đầu tư.

Tuy nhiên, gần đây Việt Nam đã có những thay đổi quan trọng nhằm hiện đại hóa và đơn giản hóa quy trình này, bao gồm:

Gia nhập Công ước Hague 1961 về miễn hợp pháp hóa đối với giấy tờ công của nước ngoài (Công ước Apostille); và
Sửa đổi quy định về chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự theo Nghị định 196/2025/NĐ-CP (Nghị định 196).
Những cải cách này được kỳ vọng sẽ giảm bớt gánh nặng thủ tục cho doanh nghiệp và nhà đầu tư khi sử dụng tài liệu xuyên biên giới.

2. Gia nhập Công ước Apostille – Đơn giản hóa thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự

Một trong những bước tiến quan trọng nhất trong cải cách thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự của Việt Nam là việc gia nhập Công ước Apostille. Theo quy định, Công ước Apostille sẽ chính thức có hiệu lực đối với Việt Nam, đồng thời được áp dụng giữa Việt Nam và các quốc gia thành viên không phản đối việc gia nhập này kể từ ngày 11/9/2026.

Công ước Apostille thiết lập cơ chế đơn giản hóa việc công nhận giấy tờ giữa các quốc gia thành viên bằng việc thiết lập quy trình hợp pháp hóa giấy tờ, tài liệu công theo các bước sau:

Bước 1: Công chứng, chứng thực tài liệu cần hợp pháp hóa (bước này có thể lược bớt tùy theo loại tài liệu cần hợp pháp hóa).
Bước 2: Chứng nhận tại nước gốc của hồ sơ, tài liệu bằng các dán tem Apostille
Bước 3: Sử dụng tài liệu tại quốc gia thành viên của Công ước Apostille, tùy theo yêu cầu của từng nước tiếp nhận có thể phải dịch thuật và/hoặc chuẩn hóa về hình thức của tài liệu.

Có thể nhận thấy quy trình hợp pháp hóa này có những ưu điểm rõ rệt so với quy trình, thủ tục hợp pháp thông thường:

	Thủ tục hợp pháp hóa thông thường	Thủ tục hợp pháp hóa theo Công ước Apostille
Số bước thực hiện	Nhiều bước, thường bao gồm: · Chứng nhận tại nước gốc của hồ sơ, tài liệu; và · Chứng nhận tại nước tiếp nhận hồ sơ, tài liệu.	Thường chỉ một bước là dán tem Apostille cho giấy tờ, tài liệu hợp pháp hóa
Cơ quan xử lý	Cơ quan đại diện ngoại giao, lãnh sự của cả nước gốc và nước tiếp nhận hồ sơ, tài liệu.	Cơ quan có thẩm quyền của nước gốc của hồ sơ, tài liệu.
Thời gian xử lý	Thường dài do có sự tham gia của cơ quan nhà nước của cả nước gốc và nước tiếp nhận hồ sơ, tài liệu.	Nhanh hơn so với thủ tục hợp pháp hóa thông thường.
Chi phí	Cao, tốn chi phí hành chính ở cả nước gốc và nước tiếp nhận, chi phí vận chuyển tài liệu xuyên biên giới.	Thấp hơn, nếu sử dụng e-Apostille thì có thể không phát sinh chi phí vận chuyển hồ sơ, tài liệu.

Việc Việt Nam tham gia Công ước này được kỳ vọng sẽ đơn giản hóa đáng kể quy trình sử dụng giấy tờ giữa Việt Nam và các quốc gia thành viên, đặc biệt trong các hoạt động như học tập, lao động, định cư, thúc đẩy hợp tác kinh doanh, đầu tư quốc tế và cải thiện môi trường đầu tư của Việt Nam, đặc biệt khi các đối tác đầu tư, kinh doanh lớn của Việt Nam như EU, Mỹ, Nhật Bản, Hàn Quốc, Singapore,… hiện nay đều là các thành viên của Công ước Apostille.

3. Ban hành Nghị định 196/2025/NĐ-CP – Hiện đại hóa thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự

Chính phủ Việt Nam ban hành Nghị định 196/2025/NĐ-CP nhằm hiện đại hóa quy trình chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự. Theo đó, kể từ ngày 03/08/2025, quy định này cho phép thực hiện một số thủ tục lãnh sự trên môi trường điện tử, bao gồm:

Nộp và xử lý hồ sơ trực tuyến thông qua hệ thống điện tử;
Từng bước xây dựng cơ sở dữ liệu và hệ thống quản lý điện tử cho hoạt động chứng nhận lãnh sự, tạo thuận lợi cho việc sử dụng kết quả xử lý trong các thủ tục khác.

Việc số hóa quy trình được kỳ vọng sẽ:

Giảm thời gian xử lý hồ sơ;
Tăng tính minh bạch của thủ tục hành chính;
Tạo thuận lợi hơn cho tổ chức, cá nhân khi thực hiện thủ tục từ xa;

Đối với doanh nghiệp có hoạt động quốc tế, việc áp dụng các giải pháp điện tử trong thủ tục lãnh sự có thể giảm đáng kể chi phí hành chính và thời gian chuẩn bị hồ sơ.

4. Tác động đối với nhà đầu tư từ việc cải cách thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự

Những thay đổi trên được kỳ vọng sẽ mang đến những tác động tích cực với hoạt động đầu tư, kinh doanh xuyên biên giới giữa các quốc gia thành viên.

Giảm đáng kể chi phí và thời gian thực hiện: Dù là việc giảm số bước chứng nhận hay cho phép thực hiện thủ tục chứng nhận điện tử đều giúp rút ngắn đáng kể thời gian chuẩn bị hồ sơ, đồng thời cũng giúp nhà đầu tư tiết kiệm được các chi phí hành chính như phí chứng nhận, phí lãnh sự và thậm chí cả chi phí chuyển phát hồ sơ, tài liệu trong nước và quốc tế.
Tăng khả năng kiểm soát tiến độ: Quy trình đơn giản hơn, xử lý bởi ít cơ quan hơn giúp tăng khả năng dự trù tiến độ thực hiện.
Tăng tính thuận lợi trong giao dịch, hợp tác quốc tế: Việc tinh gọn, đơn giản hóa, số hóa các thủ tục chứng nhận, hợp pháp hóa lãnh sự tạo tiền đề thuận lợi cho việc trao đổi, sử dụng hồ sơ, tài liệu giữa Việt Nam và các quốc gia khác, đặc biệt là các quốc gia thành viên Công ước Apostille.

5. Những lưu ý cho nhà đầu tư trong giai đoạn chuyển tiếp

Giai đoạn chuyển tiếp (từ nay đến tháng 9/2026): Hiện tại, quy trình hợp pháp hóa lãnh sự truyền thống vẫn được áp dụng. Tuy nhiên, nhà đầu tư, doanh nghiệp nên ưu tiên sử dụng các dịch vụ công trực tuyến theo Nghị định 196.
Phạm vi áp dụng của Công ước Apostille: Công ước Apostille chỉ áp dụng đối với tài liệu, giấy tờ công như những tài liệu, giấy tờ do cơ quan nhà nước ban hành, giấy tờ tư pháp hoặc một số văn bản công chứng, không phải tất cả tài liệu đều thuộc phạm vi của Công ước Apostille.
Điều kiện áp dụng Công ước Apostille: Khi Công ước Apostille có hiệu lực, trước khi sử dụng tài liệu, giấy tờ ở nước ngoài, nhà đầu tư, doanh nghiệp cần kiểm tra xem nước tiếp nhận có phải thành viên của Công ước Apostille không để được hưởng lợi thế từ Công ước.
Lưu ý về dịch thuật và hình thức: Con dấu Apostille chỉ xác nhận tính xác thực của chữ ký/con dấu, không thay thế yêu cầu về dịch thuật công chứng sang tiếng Việt hay các yêu cầu về hình thức văn bản theo quy định của pháp luật. Nhà đầu tư cần phải đảm bảo về hình thức của hồ sơ, tài liệu trước khi nộp lên cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam.

Bài viết: Bởi LLVN.

Hình minh họa: LLVN.

-------------------------------

Lawlink Việt Nam (LLVN) là hãng Luật cung cấp các giải pháp pháp lý cho các doanh nghiệp, doanh nhân về ĐẦU TƯ, hoạt động doanh nghiệp & kinh doanh, Mua bán & Sáp nhập; Tranh tụng và Giải quyết tranh chấp. Chúng tôi cung cấp dịch vụ trọn gói từ các khâu tư vấn mô hình hoạt động, đến giấy phép, hợp đồng, cấu trúc vốn và thu xếp vốn, dịch vụ kế toán & thuế, và đại diện. Các ngành mà chúng tôi thực hành liên tục gồm: Bất động sản & Xây dựng, Hạ tầng, Xử lý rác thải & môi trường, Y & Dược, Giáo dục, Fintech, Nông nghiệp, Truyền thông & Xuất bản, Thương mại điện tử.

-------------------------------

Liên hệ chúng tôi tại:

Website: www.lawlink.com

Instagram: lawlink.vietnam

Facebook: Lawlink Vietnam

Tel: +84 908 107 788

info@lawlinkvn.com

Văn phòng Hồ Chí Minh

Phòng 22.02, Aqua 1, Vinhomes Golden River, Số 2 Tôn Đức Thắng, HCM