🔷 CHUỖI BÀI: 30 TÌNH HUỐNG TUÂN THỦ BẢO VỆ DỮ LIỆU CÁ NHÂN MÀ DOANH NGHIỆP GẶP HẰNG NGÀY - #10: KHI NGƯỜI LAO ĐỘNG NGHỈ VIỆC, DOANH NGHIỆP CẦN LÀM GÌ ĐỂ BẢO VỆ DỮ LIỆU CÁ NHÂN?

loanlelawlinkvn
10 phút trước
2 phút đọc

Khi quan hệ lao động chấm dứt, doanh nghiệp thường tập trung vào bàn giao công việc, thu hồi tài sản và hoàn tất thủ tục nhân sự. Tuy nhiên, một rủi ro ít được nhìn nhận đầy đủ là dữ liệu cá nhân của người lao động vẫn có thể tiếp tục nằm trên email, thư mục dùng chung, thiết bị làm việc, hệ thống HR hoặc các nền tảng nội bộ sau thời điểm nghỉ việc.

Từ góc độ tuân thủ, vấn đề không nằm ở việc doanh nghiệp có được lưu giữ dữ liệu hay không, mà nằm ở chỗ dữ liệu nào còn cần thiết, dữ liệu nào không còn phục vụ mục đích hợp pháp, và ai vẫn đang có quyền truy cập vào các dữ liệu đó. Nếu không có bước rà soát sau khi offboarding, doanh nghiệp rất dễ rơi vào hai thái cực: hoặc giữ lại quá nhiều dữ liệu không cần thiết, hoặc xóa bỏ thiếu kiểm soát những dữ liệu vẫn cần cho nghĩa vụ pháp lý, quản trị nội bộ hoặc xử lý tranh chấp.

Lời khuyên cho người sử dụng lao động:

Một điểm khởi đầu phù hợp là xây dựng một offboarding data checklist áp dụng đồng thời giữa HR, IT và bộ phận quản lý trực tiếp.

Việc nên làm ngay:

Thu hồi ngay quyền truy cập vào email, hệ thống nội bộ, thư mục chia sẻ và công cụ làm việc;
Rà soát dữ liệu nào cần tiếp tục lưu giữ và gắn rõ căn cứ lưu giữ;
Giới hạn truy cập đối với dữ liệu còn lưu và phân công đầu mối quản lý;
Kiểm tra dữ liệu còn nằm trên thiết bị bàn giao, tài khoản dùng chung hoặc ứng dụng bên thứ ba.

Bảo vệ dữ liệu cá nhân trong giai đoạn người lao động nghỉ việc không chỉ là yêu cầu tuân thủ . Đây còn là một phần của quản trị nhân sự có trách nhiệm và quản trị rủi ro doanh nghiệp một cách bài bản.

Căn cứ pháp lý:

Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 và văn bản hướng dẫn thi hành hiện hành, đặc biệt các quy định về nguyên tắc xử lý dữ liệu, giới hạn mục đích, lưu giữ dữ liệu và bảo đảm an toàn dữ liệu.

CTA:

Gợi ý offboarding data checklist, có sẵn ở đường dẫn sau:

https://drive.google.com/file/d/1lI4ASETQMYruoqeQfPoKDmEm8AkXwHMn/view?usp=sharing

💌 Bài tới: Gửi email marketing cho khách hàng cũ: khi nào là chăm sóc, khi nào là vượt mục đích?

Bài viết: Bởi LLVN.

Hình minh họa: LLVN.

-------------------------------

Liên hệ chúng tôi tại:

Website: www.lawlink.com

Instagram: lawlink.vietnam

Facebook: Lawlink Vietnam

Tel: +84 908 107 788