KHÔNG CHỈ LÀ ADOBE: 05 TÌNH HUỐNG KHIẾN DOANH NGHIỆP VÔ TÌNH VI PHẠM BẢN QUYỀN PHẦN MỀM

loanlelawlinkvn
8 thg 6
5 phút đọc

"Chúng tôi không dùng phần mềm crack. Vậy chắc không có vấn đề gì?"

Đó là câu hỏi mà nhiều doanh nghiệp đặt ra khi nghe về các hoạt động tăng cường thực thi quyền sở hữu trí tuệ trong thời gian gần đây.

Trên thực tế, phần lớn các doanh nghiệp ngày nay đều hiểu rằng việc sử dụng phần mềm lậu là không phù hợp và tiềm ẩn nhiều rủi ro. Tuy nhiên, điều đáng lưu ý là rủi ro về bản quyền phần mềm không chỉ đến từ các hành vi vi phạm rõ ràng.

Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp có thể đã mua phần mềm, đã trả phí sử dụng, thậm chí đã sử dụng phần mềm trong nhiều năm mà vẫn tồn tại những khoảng trống về tuân thủ.

Vấn đề nằm ở chỗ: khi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp phát triển nhanh hơn hệ thống quản trị của mình, các rủi ro thường xuất hiện ở những nơi ít ai để ý nhất.

Dưới đây là năm (05) tình huống khá phổ biến mà ban lãnh đạo doanh nghiệp nên dành thời gian rà soát lại.

1. "Tài khoản này của nhân viên, nhưng cả công ty đang dùng"

Một nhân viên đăng ký phần mềm bằng email cá nhân.

Một tài khoản được sử dụng cho cả nhóm.

Vài tình huống trên hẳn không phải hiếm hoi. Trong nhiều doanh nghiệp, đây đơn giản được xem là một cách xử lý linh hoạt để công việc không bị gián đoạn.

Tuy nhiên, không phải mọi giấy phép phần mềm đều cho phép sử dụng trong môi trường doanh nghiệp hoặc cho nhiều người dùng cùng lúc. Nhiều nhà cung cấp phân biệt rất rõ giữa giấy phép cá nhân, giấy phép nhóm và giấy phép doanh nghiệp.

Điều đó có nghĩa là doanh nghiệp có thể đang sử dụng phần mềm ngoài phạm vi được cấp phép mà hoàn toàn không nhận ra.

2. Doanh nghiệp lớn lên, nhưng số lượng license vẫn đứng yên

Khi mua phần mềm lần đầu, công ty có 10 nhân viên. Hai năm sau, công ty có 30 nhân viên. Nhưng số lượng license vẫn là 10.

Đây là tình huống xuất hiện rất thường xuyên tại các doanh nghiệp tăng trưởng nhanh.

Ban đầu chỉ là một giải pháp tạm thời. Một tài khoản được chia sẻ cho hai người. Sau đó ba người. Rồi dần dần trở thành thông lệ. Không ai nghĩ đó là vấn đề cho đến khi doanh nghiệp cần kiểm tra lại toàn bộ hệ thống phần mềm đang sử dụng.

Điều đáng nói là rủi ro không nằm ở việc doanh nghiệp muốn tiết kiệm chi phí, mà ở việc doanh nghiệp không còn biết chính xác mình đang sử dụng gì và sử dụng trong phạm vi nào.

3. Phần mềm được cài đặt nhanh hơn tốc độ kiểm soát của doanh nghiệp

Một nhân viên marketing tải công cụ thiết kế mới.

Một chuyên viên nhân sự đăng ký phần mềm AI hỗ trợ tuyển dụng.

Một nhóm dự án sử dụng nền tảng quản lý công việc mới.

Những việc trên là bình thường, và tất cả đều nhằm mục đích nâng cao hiệu quả công việc. Vấn đề là ban lãnh đạo thường chỉ biết những phần mềm đã được mua chính thức, trong khi thực tế lại tồn tại rất nhiều công cụ được sử dụng ngoài quy trình phê duyệt.

Lúc này, câu hỏi cần đặt ra không phải là: "Nhân viên có được phép cài phần mềm không?", mà là: "Doanh nghiệp có thực sự biết những phần mềm nào đang được sử dụng trong hệ thống của mình hay không?"

Trong thời đại AI và SaaS bùng nổ, đây đang trở thành một bài toán quản trị ngày càng phức tạp.

4. Doanh nghiệp đã mua bản quyền, nhưng không còn chứng minh được điều đó

Tình huống này thoạt nghe có vẻ vô lý, nhưng thực tế đây lại là tình huống xảy ra khá thường xuyên mà chúng tôi đã gặp từ nhiều khách hàng SME.

Một số nguyên nhân có thể kể đến như: Hợp đồng nằm ở email của nhân viên đã nghỉ việc; hóa đơn được lưu trên máy tính cũ; Tài khoản quản trị được tạo từ nhiều năm trước nhưng không ai còn nhớ thông tin đăng nhập.

Và khi mọi thứ vận hành bình thường, những vấn đề này gần như không ai quan tâm, nhưng khi doanh nghiệp cần rà soát lại lịch sử sử dụng hoặc chứng minh quyền sử dụng hợp pháp, việc thiếu hồ sơ có thể khiến một tình huống đơn giản trở nên phức tạp hơn nhiều.

Do đó, thách thức lớn nhất không phải ở chỗ doanh nghiệp có tuân thủ hay không, mà là doanh nghiệp có thể chứng minh điều đó hay không.

5. Rủi ro được "mua kèm" trong một thương vụ M&A

Trong một giao dịch M&A, doanh nghiệp thường tập trung chủ yếu vào:

Doanh thu;
Công nợ;
Thuế;
Lao động;
Giấy phép.

Nhưng còn phần mềm thì sao?

Không cần chờ đến khi tiếp quản một công ty, doanh nghiệp sẽ cần sớm đặt câu hỏi:

Những phần mềm này được cấp phép như thế nào?
Có còn hiệu lực không?
Có đang được sử dụng đúng phạm vi không?

Lưu ý rằng, nếu các vấn đề tuân thủ đã tồn tại trước giao dịch, chúng không tự biến mất sau ngày ký kết. Trong phần lớn trường hợp, rủi ro đó đơn giản là được chuyển giao sang chủ sở hữu mới.

Đó là lý do cần đưa nội dung rà soát tài sản sở hữu trí tuệ và phần mềm vào phạm vi legal due diligence.

Điều đáng lo nhất không phải là vi phạm

Điều đáng lo nhất là doanh nghiệp không biết mình đang ở đâu trên bản đồ rủi ro. Và chắc rằng phần lớn doanh nghiệp không thức dậy mỗi sáng với ý định vi phạm bản quyền phần mềm, tuy nhiên, rất nhiều doanh nghiệp đang vận hành trên những giả định như:

"Chắc không sao đâu."
"Từ trước đến giờ vẫn vậy."
"Chưa ai kiểm tra bao giờ."

Không may, đó không phải là chiến lược quản trị rủi ro. Trong bối cảnh các yêu cầu tuân thủ ngày càng được chú trọng, bản quyền phần mềm không còn là vấn đề riêng của bộ phận IT hay pháp chế. Đây là một phần của hệ thống quản trị doanh nghiệp, tương tự như thuế, lao động, bảo vệ dữ liệu hay an toàn thông tin.

Những doanh nghiệp chủ động rà soát từ sớm thường có nhiều lựa chọn hơn, chi phí thấp hơn và ít bị động hơn khi có vấn đề phát sinh.

Tựu trung lại:

Mục tiêu của một cuộc rà soát nội bộ về tình trạng sử dụng phần mềm thường không nhằm mục đích tìm lỗi hay quy trách nhiệm, mà chính là giúp doanh nghiệp trả lời ba câu hỏi:

Chúng ta đang sử dụng những phần mềm nào?

Chúng ta có quyền sử dụng chúng theo cách đang sử dụng hay không?

Nếu có rủi ro, chúng ta sẽ xử lý như thế nào trước khi rủi ro trở thành khủng hoảng?

Trong nhiều trường hợp, việc chủ động đặt ra những câu hỏi này có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian, chi phí và áp lực xử lý về sau.

Bài viết: Bởi LLVN.

Hình minh họa: LLVN.

-------------------------------

Liên hệ chúng tôi tại:

Website: www.lawlink.com

Instagram: lawlink.vietnam

Facebook: Lawlink Vietnam

Tel: +84 908 107 788