Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ được ban hành ngày 12/9/2018, có hiệu lực từ ngày 1/11/2018 đã đưa ra lộ trình chuyển đổi từ việc sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử (HĐĐT) trong vòng 24 tháng (từ ngày 01/11/2018 đến 01/11/2020), cụ thể trước ngày 01/11/2020, việc chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang HĐĐT được thực hiện như sau:
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hoặc đã mua hóa đơn của cơ quan thuế để sử dụng trước ngày 01/11/2018 thì được tiếp tục sử dụng đến hết ngày 31/10/2020 và thực hiện theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và số 04/2014/NĐ-CP.
- Trong thời gian từ 01/11/2018 đến 31/10/2020, trường hợp cơ quan thuế thông báo cơ sở kinh doanh chuyển đổi để áp dụng HĐĐT có mã nếu cơ sở kinh doanh chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin mà tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy thì gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế cùng với nộp tờ khai thuế GTGT.
- Cơ sở kinh doanh thành lập mới trong thời gian từ ngày 01/11/2018 đến 31/10/2020 được cơ quan thuế thông báo thực hiện áp dụng HĐĐT thì thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan thuế.
Như vậy từ 01/11/2020 thì các doanh nghiệp đang hoạt động kinh doanh có sử dụng hóa đơn đều phải chuyển đổi bắt buộc sang hóa đơn điện tử.
Nhằm giúp quý khách chủ động trong kế hoạch sử dụng hóa đơn và tuân thủ pháp luật, LLVN cung cấp quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử như sau:
1/ Để có hóa đơn điện tử, người sử dụng phải ký hợp đồng dịch vụ với một tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử (được được cấp phép hoạt động) để khởi tạo tài khoản và thiết kế mẫu hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp của mình.
2/ Sau khi đã ký hợp đồng dịch vụ và có trong tay bản thảo hóa đơn điện tử, người nộp thuế phải đăng ký đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, thông qua 02 phương thức được quy định dưới đây:
(i) Với Tổng cục Thuế Việt Nam thông qua cổng thông tin tại www.gdt.gov.vn. Trong vòng 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đơn đăng ký của người nộp thuế, Tổng cục Thuế sẽ thông báo cho người nộp thuế về việc phê duyệt hoặc từ chối đơn đăng ký; hoặc là
(ii) Với cục thuế địa phương, bằng cách gửi (i) quyết định của người nộp thuế liên quan đến việc áp dụng hóa đơn điện tử và (ii) thông báo về việc phát hành E -invoice, theo Thông tư số 32/2011/TT-BTC và (iii) mẫu hóa đơn điện tử có chữ ký điện tử và gửi điện tử đến cục thuế địa phương (theo định dạng để gửi cho người mua).
Thực tế sử trải nghiệm của LLVN cho thấy việc sử dụng hóa đơn điện tử có rất nhiều ưu điểm vượt trội, có thể kể đến là:
- Giảm chi phí, thực tế sử dụng hóa đơn điện tử cho thấy việc khởi tạo tài khoản sử dụng hóa đơn điện tử chi phí thấp hơn nhiều so với đặt in;
- Giảm áp lực cho việc ghi chép và lưu trữ hóa đơn, cũng như giảm tối đa được các trường hợp hư hỏng hóa đơn giấy
- Hóa đơn sau khi được ký phát hành sẽ tự động được chuyển đến địa chỉ email của khách hàng nên tiệt kiệm được chi phí chuyển phát hóa qua đường bưu điện và giảm đầu việc cho kế toán phụ trách,
Hiện nay vẫn còn trong thời hạn của lộ trình chuyển đổi, LLVN khuyến nghị các doanh nghiệp cần chủ động cập nhật và tìm hiểu để có kế hoạch chuyển đổi phù hợp, đặc biệt với các doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn đặt in và đã sử dụng gần hết số lượng đặt in.
Để tư vấn cụ thể các vấn đề liên quan đến hoạt động doanh nghiệp, xin vui lòng liên lạc:
- Email: info@lawlinkvn.com
- Hotline: +84 908 10 77 88