HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG ĐIỆN TỬ TẠI VIỆT NAM: KHUNG PHÁP LÝ VÀ KHUYẾN NGHỊ TUÂN THỦ CHO DOANH NGHIỆP
- loanlelawlinkvn
- 7 phút trước
- 12 phút đọc
1. Hợp đồng lao động điện tử là gì?
Hợp đồng lao động điện tử (“HĐLĐ điện tử”) là hợp đồng này được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu (như là văn bản điện tử, tài liệu điện tử, chứng thư điện tử, chứng từ điện tử, hợp đồng điện tử, thư điện tử, điện tín, điện báo, fax và hình thức trao đổi dữ liệu điện tử khác), thay vì tồn tại dưới hình thức văn bản giấy truyền thống.
Cấu tạo của một hợp đồng điện tử bao gồm:
· Được khởi tạo bằng hệ thống phần mềm.
· Được gửi, truyền, nhận qua các phương tiện điện tử.
· Được hai bên ký xác thực bằng chữ ký điện tử.
· Được lưu trữ dưới dạng phương thức điện tử.
Về bản chất, HĐLĐ điện tử không phải là một loại hợp đồng mới, mà chỉ là sự chuyển đổi về hình thức giao kết trên môi trường số.
2. Giá trị pháp lý của hợp đồng lao động điện tử
2.1. Giá trị pháp lý tương đương hợp đồng giấy
Khoản 1 Điều 14 Bộ luật Lao động 2019 (“BLLĐ 2019”) và khoản 1 Điều 3 Nghị định 337/2025/NĐ-CP thống nhất quy định: “Hợp đồng lao động giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới dạng thông điệp dữ liệu có giá trị pháp lý như hợp đồng lao động bằng văn bản”.
Điều này đồng nghĩa:
· HĐLĐ điện tử được sử dụng trong tuyển dụng, quản lý lao động;
· Có giá trị làm chứng cứ khi giải quyết tranh chấp lao động, làm việc với thanh tra lao động.
· Được cơ quan nhà nước công nhận như hợp đồng giấy.
2.2 Thời điểm phát sinh hiệu lực của HĐLĐ điện tử
Theo Điều 7 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, trừ khi các bên có thỏa thuận khác, hợp đồng lao động điện tử có hiệu lực kể từ thời điểm:
Bên sau cùng hoàn tất ký số; và
Có dấu thời gian (timestamp) gắn kèm chữ ký số; và
Hợp đồng được chứng thực thông điệp dữ liệu bởi Nhà cung cấp dịch vụ eContract.
Trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm ký cuối cùng, nhà cung cấp eContract phải gửi hợp đồng về Nền tảng HĐLĐ điện tử quốc gia để được cấp Mã định danh hợp đồng lao động điện tử (ID).
2.3 Nền tảng hợp đồng lao động điện tử quốc gia
Nền tảng HĐLĐ điện tử là hệ thống thông tin phục vụ giao dịch điện tử quy mô lớn do Bộ Nội vụ xây dựng, vận hành và quản lý, có chức năng:
· Quản lý tập trung dữ liệu về HĐLĐ điện tử;
· Cung cấp các dịch vụ dùng chung (ví dụ chia sẻ dữ liệu) cho các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ gia đình và cá nhân trên phạm vi cả nước;
· Cấp mã định danh duy nhất cho từng hợp đồng lao động điện tử.
ID (Mã định danh hợp đồng lao động điện tử) là dãy số duy nhất được Nền tảng hợp đồng lao động điện tử cấp cho mỗi hợp đồng lao động điện tử và hợp đồng lao động điện tử được chuyển đổi từ hợp đồng lao động bằng văn bản giấy. Mã ID được xem là cơ chế xác nhận sự tồn tại hợp pháp của hợp đồng trong hệ thống quản lý nhà nước.
3. Việc sử dụng hợp đồng lao động điện tử không mang tính bắt buộc
Pháp luật lao động hiện hành không bắt buộc doanh nghiệp phải sử dụng HĐLĐ điện tử thay thế cho HĐLĐ bằng văn bản giấy[1].
Doanh nghiệp được quyền lựa chọn giữa hai hình thức hợp đồng phù hợp (bản giấy hoặc bản điện tử), miễn là chúng được sử dụng phù hợp với quy định pháp luật và đảm bảo đầy đủ điều kiện để hợp đồng có hiệu lực.
Trên thực tế, pháp luật đang theo hướng khuyến khích chuyển đổi số, thay vì áp đặt nghĩa vụ bắt buộc.
4. Điều kiện để hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý
Để hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý đầy đủ, doanh nghiệp cần đồng thời đáp ứng hai nhóm điều kiện song song gồm: điều kiện truyền thống theo pháp luật lao động và điều kiện đặc thù theo quy định về giao dịch điện tử
4.1. Điều kiện truyền thống theo pháp luật lao động
Việc số hóa không làm thay đổi bản chất của hợp đồng lao động. Do đó, hợp đồng vẫn phải bảo đảm:
- Chủ thể giao kết hợp pháp (đúng thẩm quyền, đúng đối tượng);
- Ý chí tự nguyện, không bị ép buộc, lừa dối;
- Người lao động đáp ứng điều kiện về độ tuổi, năng lực hành vi;
- Nội dung công việc, tiền lương, thời giờ làm việc… phù hợp với quy định của pháp luật lao động.
→ Đây là điều kiện nền tảng, không thể “đơn giản hóa” chỉ vì chuyển sang hình thức điện tử.
4.2. Điều kiện kỹ thuật đối với hệ thống eContract
Doanh nghiệp cần sử dụng hệ thống eContract[2] hợp pháp, đáp ứng đồng bộ các yêu cầu kỹ thuật và pháp lý, bao gồm:
- Có biện pháp bảo mật để bảo đảm an toàn thông tin.
- Có phương án lưu trữ, bảo đảm tính toàn vẹn dữ liệu, bảo đảm khả năng tra cứu.
- Có chức năng bảo đảm được định danh đúng chủ thể và thực hiện xác thực danh tính.
- Có biện pháp kỹ thuật để xác nhận sự đồng ý với các nội dung trong hợp đồng lao động.
- Có chức năng chứng thực hợp đồng lao động điện tử khi gửi hợp đồng lao động điện tử về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để gắn ID.
- Có chức năng chuyển đổi hình thức giữa hợp đồng lao động điện tử và hợp đồng lao động bằng văn bản giấy.
- Cung cấp tài khoản giao dịch điện tử.
- Có chức năng hỗ trợ người sử dụng lao động báo cáo tình hình sử dụng lao động.
- Có chức năng tổng hợp, thống kê, báo cáo định kỳ hoặc đột xuất phục vụ quản lý.
- Kết nối qua giao diện lập trình ứng dụng tiêu chuẩn (API) với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.
- Bảo đảm các yêu cầu kỹ thuật về an toàn thông tin theo quy định về pháp luật an toàn thông tin mạng.
Trong thực tiễn, khi sử dụng dịch vụ từ nhà cung cấp eContract được cấp phép, phần lớn yêu cầu kỹ thuật pháp lý kể trên sẽ được đáp ứng. Tuy nhiên, trách nhiệm pháp lý cuối cùng vẫn thuộc về doanh nghiệp, không thể “khoán trắng” cho đơn vị cung cấp nền tảng.
4.3. Bắt buộc sử dụng chữ ký số hợp pháp
HĐLĐ điện tử chỉ có giá trị khi được ký bằng chữ ký số hợp pháp theo Luật Giao dịch điện tử 2023.
Theo khoản 3 Điều 22 Luật Giao dịch điện tử 2023, chữ ký số hợp pháp là chữ ký điện tử đáp ứng đầy đủ các yêu cầu:
- Xác nhận chủ thể ký và khẳng định sự chấp thuận của chủ thể ký đối với thông điệp dữ liệu (là bản HĐLĐ điện tử);
- Dữ liệu tạo chữ ký số chỉ gắn duy nhất với nội dung của thông điệp dữ liệu được chấp thuận;
- Dữ liệu tạo chữ ký số chỉ thuộc sự kiểm soát của chủ thể ký tại thời điểm ký;
- Mọi thay đổi đối với thông điệp dữ liệu sau thời điểm ký đều có thể bị phát hiện;
- Phải được bảo đảm bởi chứng thư chữ ký số. Trong đó NLĐ và doanh nghiệp sẽ là đối tượng sử dụng chữ ký số công cộng và chữ ký số công cộng này phải được bảo đảm bởi chứng thư chữ ký số của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng.
- Phương tiện tạo chữ ký số phải bảo đảm dữ liệu tạo chữ ký số không bị tiết lộ, thu thập, sử dụng cho mục đích giả mạo chữ ký; bảo đảm dữ liệu được dùng để tạo chữ ký số chỉ có thể sử dụng một lần duy nhất; không làm thay đổi dữ liệu cần ký.
⚠️ Lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp: Các hình thức tự xác nhận do doanh nghiệp tự vận hành, mà không phải là dịch vụ tin cậy) như:
OTP qua SMS, OTP token
Sinh trắc học,
eKYC,
Xác nhận email,
Không được xem là chữ ký số theo Luật Giao dịch điện tử 2023, và do đó không thể được sử dụng để giao kết HĐLĐ điện tử hợp pháp.
5. Các vấn đề pháp lý khác cần lưu ý
5.1 HĐLĐ điện tử chịu sự điều chỉnh của nhiều luật:
Khác với hợp đồng lao động truyền thống, hợp đồng lao động điện tử (HĐLĐ điện tử) không chỉ chịu sự điều chỉnh của pháp luật lao động mà còn nằm trong phạm vi điều chỉnh của hệ thống pháp luật về giao dịch điện tử, dữ liệu và an toàn thông tin.
Cụ thể, doanh nghiệp khi sử dụng HĐLĐ điện tử cần đồng thời tuân thủ các nhóm quy định sau:
· Bộ luật lao động và các văn bản hướng dẫn thi hành chung
· Luật Giao dịch điện tử 2023 - quy định về thông điệp dữ liệu, giá trị pháp lý của thông điệp dữ liệu, chữ ký điện tử và các dịch vụ như dấu thời gian, chứng thực hợp đồng điện tử…;
· Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 - trách nhiệm của doanh nghiệp trong việc xử lý dữ liệu cá nhân của người lao động;
· Luật An toàn thông tin mạng 2015 – quy định về bảo mật hệ thống thông tin;
· Luật Dữ liệu 2024 – quản trị, lưu trữ và khai thác dữ liệu;
· Luật An ninh mạng 2025 – bảo đảm an ninh hệ thống và dữ liệu trên không gian mạng.
⚠️ Một sai lầm phổ biến của doanh nghiệp là xem HĐLĐ điện tử chỉ là vấn đề nhân sự hoặc Công nghệ thông tin; trên thực tế, đây là mô hình giao dịch chịu đa tầng điều chỉnh pháp luật.
5.2 Dữ liệu được liên thông khi giao kết hợp đồng điện tử
Khi doanh nghiệp giao kết HĐLĐ điện tử, dữ liệu không chỉ dừng lại ở phạm vi nội bộ giữa NLĐ và NSDLĐ.
Trên thực tế, dữ liệu của người lao động, doanh nghiệp và nhà cung cấp nền tảng eContract sẽ được kết nối, chia sẻ về Nền tảng HĐLĐ điện tử để phục vụ công tác quản lý nhà nước nói chung, tách riêng quản lý về lao động, tiền lương, bảo hiểm xã hội, thuế.
Đáng lưu ý, Bộ Nội vụ có quyền từ chối kết nối hoặc ngắt kết nối nếu cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp:
- Không đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật, an toàn và bảo mật thông tin;
- Vi phạm quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân;
- Có hành vi truy cập trái phép, làm thay đổi, xóa, hủy hoặc phát tán thông tin trên Nền tảng.
5.3 Chuyển đổi hình thức HĐLĐ:
Hợp đồng lao động sau khi chuyển đổi (từ giấy sang điện tử, hoặc từ điện tử sang giấy) có giá trị như bản gốc nếu việc chuyển đổi được thực hiện đúng quy trình của Luật Giao dịch điện tử, có xác thực về định danh, ký số và bảo đảm tính toàn vẹn dữ liệu theo luật.
6. KHUYẾN NGHỊ BỎ TÚI CHO DOANH NGHIỆP
6.1 Chuẩn hóa hợp đồng trước khi chuyển đổi
Doanh nghiệp cần:
- Rà soát, chuẩn hóa toàn bộ mẫu hợp đồng, phụ lục và thỏa thuận lao động đang áp dụng;
- Bảo đảm nội dung đúng luật, thống nhất và nhất quán giữa các nhóm lao động.
⇒ Hành động khuyến nghị: Hoàn tất việc chuẩn hóa hợp đồng giấy trước khi chuyển sang eContract.
6.2 Nâng cao năng lực bộ phận nhân sự/pháp chế
Doanh nghiệp cần bảo đảm bộ phận phụ trách:
- Hiểu rõ cách vận hành hệ thống eContract;
- Nắm vững quy trình ký số, lưu trữ, chuyển đổi hợp đồng lao động điện tử;
- Nhận diện đúng các yêu cầu pháp lý về lao động và giao dịch điện tử.
⇒ Hành động khuyến nghị: Đào tạo hoặc hướng dẫn nội bộ cho HR/Legal trước khi triển khai.
6.3 Phòng ngừa rủi ro về an toàn, an ninh mạng
Doanh nghiệp cần:
- Đánh giá rủi ro về bảo mật, an toàn thông tin;
- Lựa chọn nền tảng eContract đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn kỹ thuật theo quy định pháp luật.
⇒ Hành động khuyến nghị: Kiểm tra điều kiện pháp lý – kỹ thuật của nền tảng eContract trước khi ký hợp đồng dịch vụ.
6.4 Tuân thủ quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân
Doanh nghiệp cần:
- Bảo đảm việc thu thập, xử lý, lưu trữ và chia sẻ dữ liệu cá nhân người lao động đúng quy định;
- Đặc biệt lưu ý các trách nhiệm lập, lưu trữ, nộp các báo cáo đánh giá tác động xử lý dữ liệu, hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên.
⇒ Hành động khuyến nghị: Xây dựng hoặc rà soát chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân áp dụng cho hệ thống eContract.
6.5 Lưu ý về nghĩa vụ tuân thủ liên thông
Doanh nghiệp cần bảo đảm sự đồng bộ và nhất quán giữa eContract và các nghĩa vụ pháp lý tuân thủ có liên quan đến sử dụng lao động, bao gồm:
- Ký hợp đồng lao động điện tử gắn với đăng ký tham gia BHXH;
- Điều chỉnh tiền lương trong hợp đồng lao động phải đồng thời cập nhật hồ sơ tham gia BHXH về nội dung tiền lương;
- Báo cáo tình hình sử dụng lao động phải khớp với dữ liệu trên eContract;
- Thông tin tiền lương, thu nhập, phụ cấp và các khoản trả trên hợp đồng phải phù hợp với hồ sơ kê khai, khấu trừ và quyết toán thuế TNCN.
⇒ Hành động khuyến nghị: Thiết lập quy trình kiểm soát nội bộ để bảo đảm dữ liệu HĐLĐ – BHXH – thuế TNCN luôn thống nhất.
6.6 Phòng ngừa rủi ro từ giai đoạn thiết kế hệ thống
Triển khai hợp đồng lao động điện tử không đơn thuần là mua một phần mềm hay ứng dụng một giải pháp công nghệ thông tin mới, mà là xây dựng một hệ thống giao kết – lưu trữ – quản lý lao động nhằm tuân thủ pháp luật.
Doanh nghiệp nên:
- Đánh giá tổng thể mô hình sử dụng lao động và hệ thống cấu trúc hợp đồng hiện tại gồm: Cơ cấu người lao động (trực tiếp, thời vụ, làm việc từ xa, lao động nước ngoài…); thẩm quyền ký kết hợp đồng; quy trình tiếp nhận, ký mới, gia hạn và chấm dứt hợp đồng; hệ thống lưu trữ hồ sơ nhân sự hiện hữu => Việc đánh giá này giúp nhận diện sớm các rủi ro tuân thủ nội tại trước khi chuyển đổi sang môi trường điện tử.
- Chuẩn hóa quy trình giao kết và quản lý hợp đồng lao động, gồm: quy trình ký kết và xác thực chủ thể; cơ chế lưu trữ và truy xuất hợp đồng; liên thông dữ liệu giữa HR – pháp chế – CNTT; khả năng kết nối với Nền tảng HĐLĐ điện tử theo quy định pháp luật.
- Lựa chọn nền tảng eContract phù hợp với mô hình doanh nghiệp. Sai lầm phổ biến là lựa chọn nền tảng dựa trên chi phí hoặc tính tiện lợi, thay vì tiêu chí tuân thủ pháp lý dài hạn.
- Có sự đồng hành của luật sư để phòng ngừa rủi ro ngay từ giai đoạn thiết kế hệ thống, thay vì xử lý tranh chấp sau này.
Khuyến nghị chung: Doanh nghiệp nên triển khai hợp đồng lao động điện tử như một giải pháp quản trị tuân thủ tổng thể, không chỉ là công cụ ký kết, để hạn chế rủi ro pháp lý và bảo đảm vận hành bền vững.
[1] Khoản 3 Điều 4 Nghị định 337/2025/NĐ-CP
[2] Hệ thống thông tin phục vụ giao dịch điện tử trong giao kết, thực hiện hợp đồng lao động điện tử (sau đây gọi là eContract) được liên kết với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử cho phép người lao động và người sử dụng lao động tạo lập, ký số, lưu trữ, truy xuất, quản lý hợp đồng lao động điện tử, đồng thời thực hiện báo cáo tình hình sử dụng lao động, chứng thực hợp đồng lao động điện tử.
Bài viết: Bởi LLVN.
Hình minh họa: LLVN.
-------------------------------
Lawlink Việt Nam (LLVN) là hãng Luật cung cấp các giải pháp pháp lý cho các doanh nghiệp, doanh nhân về ĐẦU TƯ, hoạt động doanh nghiệp & kinh doanh, Mua bán & Sáp nhập; Tranh tụng và Giải quyết tranh chấp. Chúng tôi cung cấp dịch vụ trọn gói từ các khâu tư vấn mô hình hoạt động, đến giấy phép, hợp đồng, cấu trúc vốn và thu xếp vốn, dịch vụ kế toán & thuế, và đại diện. Các ngành mà chúng tôi thực hành liên tục gồm: Bất động sản & Xây dựng, Hạ tầng, Xử lý rác thải & môi trường, Y & Dược, Giáo dục, Fintech, Nông nghiệp, Truyền thông & Xuất bản, Thương mại điện tử.
-------------------------------
Liên hệ chúng tôi tại:
Website: www.lawlink.com
Instagram: lawlink.vietnam
Facebook: Lawlink Vietnam
Tel: +84 908 107 788
Văn phòng Hồ Chí Minh
Phòng 22.02, Aqua 1, Vinhomes Golden River, Số 2 Tôn Đức Thắng, HCM
Bình luận