Nghị định số 45/2020/NĐ-CP (“Nghị định 45”) về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử được ban hành vào ngày 08/04/2020 và có hiệu lực vào ngày 22/05/2020. Dưới đây là những nội dung chính:
Thủ tục hành chính nào được “điện tử hóa”?
Theo Điều 21 Nghị định 45 thì một thủ tục được thực hiện trên môi trường điện tử nếu đáp ứng ít nhất một loại trong các loại tiêu chí dưới đây:
- Những thủ tục hành chính có số lượng hồ sơ phát sinh nhiều, tần suất giao dịch lớn;
- Thủ tục hành chính có các thành phần hồ sơ, dữ liệu đầu vào đã được cơ quan nhà nước số hóa và sẵn sàng cho việc kết nối, chia sẻ.
- Thủ tục hành chính có nhiều thành phần hồ sơ, dung lượng hồ sơ điện tử thực hiện thủ tục hành chính lớn.
- Nhóm thủ tục hành chính có liên quan đến nhau thuộc thẩm quyền giải quyết của nhiều bộ, cơ quan ngang bộ, địa phương.
- Nhóm thủ tục hành chính liên quan đến thẩm quyền giải quyết của nhiều đơn vị trong bộ, cơ quan ngang bộ, địa phương.
- Thủ tục hành chính, nhóm thủ tục hành chính ưu tiên triển khai trên môi trường điện tử theo chỉ đạo của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ.
Theo Quyết định số 411/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ ngày 24/03/2020 phê duyệt danh mục dịch vụ công trực tuyến ưu tiên tích hợp, cung cấp trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia năm 2020. thì có 65 dịch vụ công trực tuyến được triển khai và hoàn thành trong năm 2020 gồm hầu hết danh mục thuộc quản lý của các bộ ngành khác nhau, được phân thành:
- Nhóm dịch vụ công liên quan đến một số chỉ số môi trường kinh doanh: Nhóm về chỉ số khởi sự kinh doanh có 6 thủ tục, Nhóm về chỉ số tiếp cận điện năng có 2 thủ tục.
- Nhóm dịch vụ công thiết yếu, số lượng đối tượng thực hiện cao có 57 thủ tục.
Ngoài danh mục thủ tục nêu trên, tại Điều 2 Quyết định số 411/QĐ-TTg cũng quy định: “Ngoài những dịch vụ công phê duyệt tại Điều 1 Quyết định này, căn cứ vào điều kiện thực tiễn của bộ, ngành, địa phương, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, Tổng giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương phê duyệt danh mục, lộ trình dịch vụ công trực tuyến thuộc phạm vi quản lý được tích hợp, cung cấp trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia năm 2020 bảo đảm đạt tỷ lệ tối thiểu theo quy định tại Nghị quyết số 01/NQ-CP ngày 01 tháng 01 năm 2020 của Chính phủ về nhiệm vụ, giải pháp chủ yếu thực hiện kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội và dự toán ngân sách nhà nước năm 2020”.
Khi thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử thì phải tuân theo các nguyên tắc sau (Điều 4 Nghị định 45) gồm:
- Việc tổ chức tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính trên môi trường điện tử được thực hiện hợp pháp, hợp lý, khoa học; bảo đảm sự bình đẳng, khách quan, công khai, minh bạch, an toàn thông tin và có sự phối hợp chặt chẽ giữa các cơ quan có thẩm quyền trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính.
- Việc thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử phải lấy tổ chức, cá nhân có yêu cầu thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử làm trung tâm, bảo đảm ngôn ngữ, phương thức thực hiện đơn giản, dễ hiểu, dễ thực hiện, góp phần thực hiện có hiệu quả mục tiêu cải cách thủ tục hành chính.
- Không yêu cầu tổ chức, cá nhân khai, nộp lại những dữ liệu mà cơ quan thực hiện thủ tục hành chính đang quản lý hoặc đã được cơ quan nhà nước khác sẵn sàng chia sẻ.
- Tối đa hóa các bước thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử để tiết kiệm thời gian, chi phí, công sức của tổ chức, cá nhân và cơ quan có thẩm quyền.
- Việc thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử không làm tăng phí, lệ phí ngoài quy định của pháp luật.
Những điều không được làm đối với thủ tục hành chính trên môi trường điện tử?
Điều 6.2 Nghị định 45 quy định các hành vi không được làm của cán bộ, công chức, viên chức tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính trên môi trường điện tử, đó là:
- Cản trở việc lựa chọn phương thức thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử của tổ chức, cá nhân;
- Yêu cầu tổ chức, cá nhân nộp giấy tờ, tài liệu bằng văn bản giấy để xác minh, kiểm tra đối với các thành phần hồ sơ đã được ký số và ghi nhận tính pháp lý trong quá trình tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính;
- Can thiệp trái phép vào quá trình thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử, bao gồm: truyền, thu thập, xử lý, gửi hoặc thông báo kết quả xử lý hồ sơ, giao dịch thanh toán; can thiệp trái phép, làm sai lệch dữ liệu hồ sơ, giao dịch thanh toán, kết quả xử lý thủ tục hành chính; tiết lộ thông tin, sao chép dữ liệu trái thẩm quyền;
- Gian lận, mạo nhận, chiếm đoạt, sử dụng trái phép danh tính điện tử của tổ chức, cá nhân, cơ quan có thẩm quyền;
- Các hành vi bị cấm khác của pháp luật có liên quan đến hoạt động của cán bộ, công chức, viên chức trên môi trường điện tử.
Quy trình (các bước) của thủ tục hành chính điện tử?
Giá trị pháp lý của thủ tục hành chính điện tử: “1. Việc thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử có giá trị pháp lý như các hình thức khác theo quy định của pháp luật” (Điều 4.1 NĐ 45)
Bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính dạng văn bản giấy có giá trị như bản sao y chứng thực bằng giấy?
Kể từ 22/05/2020, cá nhân/tổ chức được quyền sử dụng Bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính dạng văn bản giấy thay thế cho bản sao giấy như trước đây. Bản sao điện tử này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định (Điều 10.3 Nghị định 45).
Thẩm quyền, địa điểm, giấy tờ, văn bản làm cơ sở để thực hiện, trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thực, thời hạn thực hiện và việc gia hạn thời hạn, lệ phí và các chi phí khác, chế độ lưu trữ thực hiện theo quy định của pháp luật về chứng thực bản sao từ bản chính (Nghị định 23/2015/NĐ-CP và Thông tư 01/2020/TT-BTP).
Thủ tục chứng thực bản sao điện tử từ bản chính được thực hiện như sau:
Bước 1: Xuất trình bản chính giấy tờ, tài liệu làm cơ sở để chứng thực bản sao.
Bước 2: Người có thẩm quyền kiểm tra bản chính, chụp điện tử bản chính
Bước 3: Người có thẩm quyền nhập lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính và thực hiện ký số và cập nhật vào sổ chứng thực.
Bước 4: Gửi bản sao điện tử đã được ký số đến tổ chức/cá nhân yêu cầu thông qua tài khoản trên Công dịch vụ công quốc gia hoặc địa chỉ thư điện tử do tổ chức/cá nhân cung cấp.
So với quy trình cung cấp bản sao giấy như trước đây, sự đổi mới của NĐ 45 “bản sao điện tử” thể hiện ở chỗ người yêu cầu chứng thực không phải ngồi đợi nhận kết quả hoặc theo lịch hẹn quay lại nơi có thẩm quyền chứng thực lần thứ 2 để nhận kết quả nữa, thay vào đó kết quả sẽ được tự động gửi đến người đã yêu cầu.
Chuyển đổi từ văn bản điện tử sang văn bản giấy như thế nào?
Chuyển đổi hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính điện tử ra văn bản giấy được quy định tại Điều 18 Nghị định 45, theo đó cách chuyển đổi duy nhất là chỉ cần in hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính ra giấy. Văn bản giấy được chuyển đổi từ hồ sơ, kết quả điện tử có giá trị khi đáp ứng các điều kiện sau:
- Phản ánh đầy đủ, chính xác nội dung của hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính điện tử;
- Có thông tin thể hiện hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính đã được xử lý trên hệ thống thông tin và tên của hệ thống thông tin hoặc tên của chủ quản hệ thống thông tin;
- Có mã định danh của hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính điện tử để phục vụ việc tra cứu, xác minh thông tin hoặc có họ tên, chữ ký của người thực hiện chuyển đổi;
- Có con dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện việc chuyển đổi trong trường hợp phải thực hiện theo quy định của pháp luật hoặc theo thỏa thuận giữa các bên giao dịch;
- Tra cứu được tại bất kỳ thời điểm nào trong thời gian hệ thống thông tin hoạt động bình thường.
Văn bản giấy được chuyển đổi từ hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính điện tử có giá trị như hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính điện tử trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác (Điều 18.3 Nghị định 45).
Cập nhật nội dung: Nguyễn Thị Kim Thanh
Infographic: Lê Minh Sáng