PHẦN 4: MỘT SỐ LƯU Ý QUAN TRỌNG
TRONG SOẠN THẢO, KÝ KẾT HỢP ĐỒNG OM
Tiếp các nội dung trao đổi tại Phần 3 về một số rủi ro các bên có thể gặp phải trong dịch vụ OM bệnh viện, trong phần cuối cùng này, Chúng tôi sẽ trình bày một số nội dung quan trọng mà các bên cần đặc biệt lưu ý trong quá trình soạn thảo, ký kết loại Hợp đồng OM bệnh viện ("Hợp đồng OM") này.
1. Một số thiếu sót thường thấy trong thiết lập Hợp đồng OM
Sử dụng một mẫu hợp đồng đơn giản và có sẵn từ các nguồn cung cấp trực tuyến miễn phí hoặc từ những giao dịch trong quá khứ: Những hợp đồng mẫu thường chỉ đưa ra một khung chung các điều khoản áp dụng cho mọi loại dịch vụ, hoặc chỉ thuần tuý đề cập đến các điều khoản nhưng không đầy đủ đến một số đặc thù của dịch vụ OM bệnh viện, hoặc có những hợp đồng được lấy theo mẫu quốc tế, nhưng không phù hợp với bối cảnh và pháp luật Việt Nam. Hậu quả là hai bên nhanh chóng tiến đến việc ký kết một hợp đồng không đảm bảo các yêu cầu cơ bản về quản trị rủi ro, dẫn đến quá trình thực hiện gặp nhiều trở ngại do các quy định không đầy đủ, không rõ ràng, thiếu nhất quán, thậm chí sai về cơ sở pháp lý áp dụng và/hoặc một số nội dung của hợp đồng không đủ cơ sở pháp lý để thực hiện hoặc vi phạm quy định cấm do không cập nhật kịp thời các quy định mới về chính sách, pháp luật. Trong phần lớn trường hợp, Hợp đồng OM ký theo mẫu đơn giản và có sẵn như vậy sẽ không dự liệu được các tình huống có thể phát sinh trong tương lai, bao gồm các tình trạng bế tắc và cơ chế giải quyết và khi phát sinh tranh chấp cũng không tìm được nguyên tắc giải quyết.
Trong trường hợp này, khi khai thác mẫu có sẵn, thậm chí là một bản hợp đồng được thiết kế riêng cho một bệnh viện bất kỳ trước đó, các bên sẽ cần phát triển mẫu hợp đồng có sẵn đó thành một hợp đồng điều chỉnh giao dịch cụ thể và đặc thù của bệnh viện là đối tượng của giao dịch lần này, theo đó, cần điều chỉnh các điều khoản cơ bản theo đặc trưng về quy mô, tính chất, văn hoá của bệnh viện, và các yêu cầu riêng của bệnh viện.
Phạm vi dịch vụ không quy định rõ ràng, hoặc không phản ảnh đầy đủ, hoặc quá rộng/không phù hợp thực tế và vượt ngoài khả năng của bên cung cấp dịch vụ: Vấn đề này xảy ra có thể do nhiều nguyên nhân khác nhau, bao gồm việc các bên đặt sự tin tưởng nhau lên hàng đầu do những mối quan hệ đã được thiết lập từ trước đó, dẫn đến đặt ra các kỳ vọng/cam kết xa hơn nhiều so với thực tế và khả năng, hoặc do cả hai bên đều chưa có kinh nghiệm trong soạn thảo hợp đồng… Dù vì lý do gì, thì cũng cần tránh. Quý vị có thể xem thêm các khuyến nghị của chúng tôi về việc thiết kế điều khoản về phạm vi công việc đã đề cập và được nhắc đến nhiều lần trong chuỗi bài viết này và cách cấu trúc chúng.
Không thiết lập hoặc thiết lập không rõ ràng các cơ chế phối hợp, phân quyền giữa chủ sở hữu bệnh viện và đơn vị quản lý vận hành: Điều này dẫn đến sớm phát sinh các tranh cãi, mâu thuẫn, có thể gây tình trạng đình trệ hoặc bế tắc trong hoạt động của bệnh viện, thậm chí dẫn đến các sự cố y khoa do không đảm bảo nguồn nhân lực cần thiết hoặc sai sót trong quá trình chuẩn đoán điều trị do lỗi thuộc về con người hoặc hệ thống máy móc thiết bị. Ở Phần 2, chúng tôi đã trình bày các lưu ý khi soạn thảo nội dung này.
Không quy định các tình huống bế tắc, hoặc quy định nguyên tắc giải quyết bế tắc nhưng không rõ ràng, không áp dụng được: Tình trạng bế tắc là khi chủ sở hữu bệnh viện và đơn vị vận hành không đạt được tiếng nói chung, sự đồng thuận về một vấn đề bất kỳ trong việc quản lý, vận hành bệnh viện. Với đặc thù hoạt động bệnh viện, tình trạng bế tắc có thể xảy ra ở bất kỳ lĩnh vực nào, bất kỳ thời điểm nào, nên sự thiếu vắng hoặc không rõ ràng về cơ chế và nguyên tắc giải quyết tình huống bế tắc sẽ là nguyên nhân đưa bệnh viện đến tình trạng đình trệ hoạt động, gây thiệt hại về tài chính, uy tín, thương hiệu và thậm chí dẫn đến các hậu quả nghiêm trọng trong hoạt động khám chữa bệnh.
Thiếu các quy định cụ thể về việc bàn giao khi bắt đầu thực hiện hợp đồng và khi chấm dứt hợp đồng: Các bên sẽ cần làm rõ về thời điểm, điều kiện bàn giao khi bắt đầu và khi kết thúc dịch vụ quản lý vận hành, để tránh tình trạng đơn vị vận hành có thể gây khó khăn, trì hoãn trong quá trình bàn giao (khi chấm dứt hợp đồng trong bối cảnh không mong đợi), hoặc tình trạng bàn giao không đầy đủ, hoặc tình trạng không thể bàn giao mà đơn vị vận hành phải gánh thêm các trách nhiệm ngoài phạm vi và khả năng do chủ sở hữu không sẵn sàng tiếp nhận lại bệnh viện vì muốn đơn vị vận hành phải gánh chịu thêm các trách nhiệm về pháp lý, tài chính,…
2. Việc cần làm trước khi soạn thảo Hợp đồng OM
Một thực tế là, bên cung cấp bản thảo Hợp đồng OM thường sẽ là bên cung cấp dịch vụ OM. Người soạn thảo Hợp đồng OM sẽ được cung cấp các thông tin và nội dung cơ bản đã được bên giao dịch vụ và bên cung cấp dịch vụ thảo luận và thống nhất sơ bộ, trong nhiều trường hợp, đã được ghi nhận thành một bản tóm tắt các điều khoản cơ bản (gọi tắt là "Termsheet").
Chúng ta đều đã biết rằng, Termsheet là bước đầu trong các giao dịch lớn và/hoặc phức tạp, giúp tiết kiệm thời gian và tạo nền tảng cho Hợp đồng chính thức. Nếu người soạn thảo có được trong tay một bản Termsheet chuẩn chỉnh, thì quá trình soạn thảo Hợp đồng OM sẽ thuận lợi hơn rất nhiều. Tuy vậy, trong thực tế, chúng ta sẽ phải đối diện với nhiều tình huống không có termsheet, hoặc có nhưng không thực sự hữu ích do chỉ chứa đựng một vài thông tin cơ bản, chưa có chiều sâu và chưa định hình rõ ràng các nội dung chính của dịch vụ OM. Trong những tình huống như vậy, người soạn thảo sẽ cần thu thập đầy đủ, khai thác thêm thông tin từ các bên, để có thể “sản xuất” một sản phẩm Hợp đồng OM sát nhất với nhu cầu và tình huống cụ thể.
Theo đó, bất kể dù đã được cung cấp các thông tin cơ bản ở mức độ nào, các nội dung cần làm rõ và kèm theo các tài liệu, bao gồm:
Tư cách pháp lý của các chủ thể trong giao dịch và loại hình sở hữu mà bệnh viện thuộc về (kể cả về tình trạng pháp lý về sở hữu của chủ sở hữu bệnh viện và/hoặc của bên được uỷ quyền giao kết hợp đồng; các giới hạn và hạn chế (nếu có) mà bệnh viện phải có nghĩa vụ tuân thủ trước bên thứ ba, như chủ nợ (các ngân hàng, bên cho vay), cơ quan quản lý nhà nước (có thể tồn tại lệnh cấm/tạm hoãn hành nghề/hoạt động đối với người quản lý hoặc người thực hành khám chữa bệnh thuộc đội ngũ chủ chốt…, các vụ kiện tụng, tranh chấp mà bệnh viện là nguyên đơn hoặc bị đơn,…). Các thông tin này sẽ giúp cho người soạn thảo cấu trúc đầy đủ các điều khoản và nội dung chính mà hợp đồng cần có, cũng như dự liệu được các tình huống, khả năng phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng, và thiết kế được các điều khoản “áo giáp chống đạn” hợp lý và khả thi nhất;
Mục đích, mục tiêu chính và các mục tiêu phụ của bên giao dịch vụ và phạm vi công việc dự kiến cung cấp được đưa ra bởi bên cung cấp dịch vụ kèm bản mô tả về phạm vi quản lý vận hành và các KPI cụ thể và được xác định theo thứ tự ưu tiên;
Cơ chế tài chính – lợi nhuận: mô hình chi trả phí quản lý, các khoản thưởng (trả phí cố định hay theo phần trăm doanh thu hay cả hai; các giai đoạn – thời điểm trả phí, đặc biệt đối với hình thức trả phí theo phần trăm doanh thu và/hoặc hoán đổi cổ phần);
Thời hạn hiệu lực của Hợp đồng;
Và có thể cần phải làm rõ thêm một số vấn đề về nhân sự và cơ chế bổ nhiệm, quản lý, cơ chế uỷ quyền,…), nếu bản Termsheet chưa đề cập.
3. Các điều khoản “Áo giáp chống đạn” và thiết lập các điều khoản “Áo giáp chống đạn”
Trong Hợp đồng OM bệnh viện, có một số điều khoản tối quan trọng, tạo hành lang pháp lý bảo vệ quyền lợi của các bên và mỗi bên. Những điều khoản này giúp giảm thiểu rủi ro pháp lý, tài chính và vận hành khi có tranh chấp hoặc sự cố xảy ra. Chúng tôi gọi đây là những điều khoản “áo giáp chống đạn”.
3.1 Điều khoản về phạm vi quản lý và vận hành (Scope of Management and Operation)
Điều khoản này cần quy định rõ những nhiệm vụ mà bên cung cấp dịch vụ phải chịu trách nhiệm với cách thức cấu trúc như được nêu ở Phần 2 chuyên đề này, đó là ngoài một điều khoản ở hợp đồng, thì cần cụ thể và chi tiết hoá phạm vi công việc và KPI thành một phụ lục riêng đính kèm hợp đồng. Đồng thời, nên xác định về giới hạn trách nhiệm của bên cung cấp dịch vụ: những gì đơn vị vận hành sẽ không chịu trách nhiệm nếu có vấn đề phát sinh, ví dụ: bệnh viện không đạt được một chỉ tiêu KPI kỳ vọng nào đó do các điều kiện khách quan thay đổi (như sự thay đổi của chính sách pháp luật/sự can thiệp bởi các mệnh lệnh hành chính trong tình huống khẩn cấp, hay những tác động bất lợi từ bên thứ ba ngoài tầm kiểm soát, như từ nhà đầu tư, từ các bên cho vay tài chính,…).
Việc thiết lập kỹ càng điều khoản này sẽ giúp ngăn chặn nguy cơ xảy ra tranh chấp khi một bên kỳ vọng quá nhiều nhưng bên kia không có nghĩa vụ thực hiện hoặc khả năng thực hiện bị ảnh hưởng từ các nguyên nhân khách quan.
3.2 Điều khoản về tài chính và chia sẻ lợi nhuận/lỗ (Financial Obligations & Profit sharing)
Ngoài nội dung chính về cơ chế tính phí dịch vụ chúng tôi đã trình bày ở mục 3.2 và 3.3 của Phần 2, điều khoản này cần làm rõ:
Điều kiện tăng/giảm phí trong các hoàn cảnh/bối cảnh cụ thể;
Cơ chế chia sẻ rủi ro tài chính, ví dụ, nếu bệnh viện thua lỗ thì trách nhiệm của đơn vị vận hành là gì?;
Trách nhiệm về nợ và các nghĩa vụ tài chính: cần xác định rõ, đơn vị vận hành có phải chịu trách nhiệm về các khoản nợ trước đó không? Nghĩa vụ thanh toán lương nhân viên, thuế, bảo hiểm xã hội,… thuộc về bên nào?
Điều khoản này sẽ tránh cho bên cung cấp dịch vụ phải gánh nợ hoặc bị yêu cầu bù lỗ khi bệnh viện hoạt động không hiệu quả mà không phải do sự yếu kém hay tắc trách từ bên cung cấp dịch vụ.
3.3 Điều khoản về miễn trừ trách nhiệm trong sự cố y khoa (Medical Liability & Indemnification)
Ở điều khoản này, cần thiết phải xác định trách nhiệm của đơn vị vận hành khi xảy ra sai sót y khoa như sự cố trong điều trị dẫn đến tai biến, tử vong,…; Ai chịu trách nhiệm khi bệnh viện bị kiện do sự cố y khoa; Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp do bên nào mua? Mức bồi thường tối đa?...
Điều khoản này sẽ tránh cho đơn vị vận hành bị kiện hoặc phải chịu trách nhiệm bồi thường trong trường hợp ngoài khả năng kiểm soát hợp lý.
3.4 Điều khoản về quyền kiểm soát và ra quyết định (Decision – making authority)
Cùng với các nội dung đã đề cập ở mục 3.2 của Phần 2, cần làm rõ việc đơn vị vận hành có quyền tự quyết định đến mức nào, ví dụ như có quyền tuyển dụng nhân sự cấp cao, quyền thay đổi giá dịch vụ y tế hay không? Những quyết định nào cần sự đồng ý/phê duyệt của bên giao dịch vụ/chủ sở hữu bệnh viện?
Điều khoản này sẽ tránh cho các bên xung đột và tranh chấp về quyền điều hành thực tế giữa chủ sở hữu bệnh viện và đơn vị quản lý vận hành.
3.5 Điều khoản bảo mật và sở hữu dữ liệu (Confidentiality & Date ownership)
Trong điều khoản này cần quy định rõ về:
Quyền sở hữu dữ liệu đối với hồ sơ bệnh án, dữ liệu bệnh nhân;
Đơn vị vận hành có quyền khai thác, sử dụng sử dụng dữ liệu bệnh nhân vào những mục đích nào;
Cam kết và trách nhiệm của đơn vị vận hành trong bảo mật thông tin mật, thông tin nhạy cảm.
Điều khoản này giúp bảo vệ quyền riêng tư của bệnh nhân và tránh tranh chấp về quyền sử dụng dữ liệu khi chấm dứt hợp đồng.
3.6 Điều khoản về chấm dứt Hợp đồng và hậu quả pháp lý (Termination & Exit Strategy)
Các vấn đề chủ yếu cần làm rõ trong nội dung điều khoản này:
Dự liệu và quy định các cơ chế xử lý khi hợp đồng có thể bị chấm dứt sớm, ví dụ: chấm dứt khi có vi phạm, khi không đạt KPI về tài chính hoặc chất lượng dịch vụ y tế, khi xảy ra những sự cố nghiêm trọng, và trong các trường hợp bất khả kháng, như có sự thay đổi về chính sách, pháp luật, mệnh lệnh hành chính;
Các trường hợp giao lại bệnh viện cho chủ sở hữu và điều kiện bàn giao đi kèm;
Các chế tài trong các trường hợp một bên đơn phương chấm dứt hợp đồng đột ngột gây thiệt hại cho bên kia,…
Ở điều khoản này, việc dự liệu các tình huống và quy định cơ chế, chế tài tương ứng, cụ thể cho mỗi tình huống sẽ giúp giảm thiểu thiệt hại và tranh cãi khi phát sinh sự kiện hợp đồng bị chấm dứt đột ngột.
3.7 Điều khoản giải quyết tranh chấp (Dispute Reslution)
Điều khoản này cần quy định rõ các phương thức giải quyết tranh chấp, bao gồm cơ chế thương lượng và hoà giải trước; cũng như xác định rõ cơ quan giải quyết tranh chấp (trọng tài hay toà án), luật áp dụng và đặc biệt là trong trường hợp có yếu tố nước ngoài, cần làm rõ về luật áp dụng và thẩm quyền giải quyết tranh chấp ngay trong điều khoản này.
Điều khoản này giúp giải quyết tạo cơ chế và hành lang pháp lý để giải quyết xung đột nhanh chóng, tránh thiệt hại kéo dài do các vướng mắc về luật áp dụng, thẩm quyền,… trong quá trình kiện tụng.
3.8 Điều khoản về bất khả kháng (Force Majeure)
Cần quy định rõ các trường hợp như dịch bệnh, thiên tai, chiến tranh, thay đổi chính sách y tế và những sự kiện khách quan khác có thể dẫn đến tình trạng đình trệ hoạt động của bệnh viện. Và nếu bệnh viện bị ảnh hưởng do sự kiện bất khả kháng, thì trách nhiệm tài chính của đơn vị vận hành là gì? Cơ chế chia sẻ nào được áp dụng để đảm bảo hài hoà về lợi ích và trách nhiệm của các bên?
Điều khoản này sẽ tránh việc đơn vị vận hành bị buộc phải tiếp tục thực hiện hợp đồng và đáp ứng các KPI trong điều kiện không thể kiểm soát.
Kinh nghiệm soạn thảo và tham vấn giải quyết vướng mắc, tranh chấp trong hợp đồng nói chung và Hợp đồng OM nói riêng cho thấy, trong cấu trúc Hợp đồng OM, những điều khoản trên đóng vai trò “áo giáp chống đạn”, ngoài việc giúp bảo vệ một cách hợp lý quyền lợi của các bên và mỗi bên trong hợp đồng, thì còn tạo ra các cơ chế và nguyên tắc giải quyết khi phát sinh các tình huống bế tắc mà trong Phần 2 chúng tôi đã đề cập, ví dụ như bế tắc khi thẩm quyền ra quyết định không rõ ràng, hay hoạt động của bệnh viện bị đóng băng khi có mâu thuẫn hoặc sự cố nghiêm trọng xảy ra.
Tóm lại, Hợp đồng OM bệnh viện là loại hợp đồng phức tạp, liên quan đến cả yếu tố chuyên môn y tế, tài chính và pháp lý, do đó, người soạn thảo nhất định phải có sự am hiểu sâu sắc về hoạt động của bệnh viện, đặc điểm của một dịch vụ OM, cũng như có khả năng cấu trúc một hợp đồng vừa đầy đủ, chặt chẽ, vừa vừa vặn với khả năng đọc – hiểu – áp dụng của những người thực hiện.
Tư duy và hướng tiếp cận của chúng tôi về hợp đồng nói chung, một hợp đồng tốt là một hợp đồng được quy định rõ ràng và chặt chẽ về quyền, nghĩa vụ, trách nhiệm và dự liệu được các rủi ro của từng bên và các bên liên quan, đảm bảo tính hợp pháp, công bằng (cân bằng quyền lợi), minh bạch và khả thi trong quá trình thực hiện.
Một hợp đồng tốt không phải là một hợp đồng quá phức tạp với các điều khoản rối rắm, cài cắm, vượt khỏi khả năng tiếp cận và thực thi của các bên. Ngược lại, tính đơn giản hoá về mặt ngôn ngữ của hợp đồng và tính minh bạch trong giải thích nội dung hợp đồng nên và cần được khuyến khích. Vì mục tiêu cuối cùng của việc thiết lập một hợp đồng, chính là hiện thức hoá và tạo nền tảng cho sự thành công của một giao dịch, một quan hệ hợp tác.
Chuỗi bài chuyên đề của chúng tôi, dù có lẽ chưa được đầy đủ và toàn diện như chính mong đợi của nhóm thực hiện, cũng xin được phép khép lại ở đây để mở ra một chuyên đề mới tiếp theo. Chúng tôi mong rằng, chuỗi bài về Hợp đồng OM, dù được trình bày thuần tuý theo cách chia sẻ kinh nghiệm, không là những bài viết mang tính học thuật, hy vọng sẽ ít nhiều đem lại chút hữu ích, có thể áp dụng cho những ai quan tâm.
Chúng tôi mong đợi và biết ơn nếu có những góp ý từ các chuyên gia trong lĩnh vực quản lý và vận hành bệnh viện, ở các góc nhìn khác nhau, để hoàn thiện hơn ở những phiên bản sau.
Xem Phần 1 - Dịch vụ quản lý và vận hành bệnh viện: Hiểu đúng và đủ tại đây.
Xem Phần 2 - Nội dung chính của Hợp đồng quản lý, vận hành bệnh viện tại đây.
Xem Phần 3 - Định vị rủi ro của mỗi bên trong Hợp đồng OM và giải pháp tại đây.
Chuyên đề kỳ tới: Đầu tư, thành lập cơ sở khám chữa bệnh: hành lang pháp lý, điều kiện, thủ tục, hạn chế đầu tư và các loại giấy phép; liên doanh liên kết, hợp tác đầu tư; các vấn đề đặc thù, và một case study về gọi vốn cộng đồng.
Bài viết & Hình: Bởi LLVN.
---------------------------------
Lawlink Việt Nam (LLVN) cung cấp dịch vụ pháp lý cho các nhà đầu tư, tổ chức và cá nhân trong lĩnh vực đầu tư, hoạt động các bệnh viện, cơ sở khám chữa bệnh, cơ sở làm đẹp, trường và các trung tâm thực hành về y tế, khám chữa bệnh, sản xuất và lưu hành các loại dược liệu, dược mỹ phẩm,… Dịch vụ bao gồm tư vấn & thu xếp Giấy phép đầu tư, thành lập, giấy phép kinh doanh và các giấy phép lưu hành sản phẩm; tư vấn, soạn thảo, đàm phán Hợp đồng hợp tác, đầu tư, góp vốn, Hợp đồng dịch vụ quản lý, vận hành (OM Agreement), Hợp đồng thuê mướn cơ sở và nhân sự, Hợp đồng dịch vụ và các loại hợp đồng khác; soát xét và tư vấn xây dựng & vận hành hệ thống tuân thủ; tư vấn và đại diện trong giải quyết mâu thuẫn, tranh chấp; tư vấn và đại diện trong thu xếp vốn, gọi vốn, M&A…
---------------------------------
𝐂𝐨𝐧𝐭𝐚𝐜𝐭 𝐮𝐬
Website: www.lawlink.com
Instagram: lawlink.vietnam
Facebook: Lawlink Vietnam
Phone: +84 908107788
Address: Phòng 10.2, Lầu 10, Tòa nhà Vietnam Business Center, 57-59 Hồ Tùng Mậu, phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh
Comentários